La direction pour le développement des usages numériques Innovants (DDUNI) s’est dotée d’une nouvelle organisation fin 2016, guidée par plusieurs objectifs:
Projet de mise en place du nouveau système d’information financier, SIFAC EPST, basé sur la solution mutualisée SIFAC de l’AMUE, a mobilisé de nombreuses ressources durant toute l’année. Un dispositif spécifique d’assistance au démarrage a été mis en place pour l’ouverture de l’exercice 2017.
Une application de gestion des concours a été mise en service. Son architecture permet une gestion dématérialisée des étapes du processus, depuis la publication des postes jusqu’à celle de la publication des résultats.
Dans le cadre de la dématérialisation des processus administratifs et la mise en place de la signature électronique, un parapheur électronique pilote a été mis en place pour la circulation, la validation, la signature électronique et l’archivage des décisions émises par la direction des affaires juridiques de l’IRD.
Ce projet se poursuivra courant 2017 pour dématérialiser les parapheurs papiers de l’ensemble des structures de l‘IRD.
Une étude de cadrage a permis de définir une feuille de route pragmatique pour la construction des premières briques du futur SIAR (système d’information activités recherche) : un portail de consolidation des données des structures de recherche et de géo-navigation, une application de gestion partagée des contrats, conventions et partenaires, une gestion affinée des effectifs et des structures et des mouvements, une application de demandes de moyens humains et budgétaires, etc.
Une étude de cadrage a permis de construire l’architecture du futur SID (Système d’information décisionnel), de choisir les outils et de construire le plan du projet MAP (Moyens d’Aide au Pilotage). Une application pilote a été réalisée sur le domaine de la bibliométrie - Analyse des publications sur le périmètre de l’IRD. D’autres domaines ont fait l’objet de prototypes et seront délivrés progressivement à compter de 2017 : Finances, Ressources humaines, missions, pilotage d’activités etc.
Une nouvelle Charte du système d’information de l’IRD a été établie. Elle vient remplacer la précédente charte qui datait de 2004, devenue obsolète : elle n’était en particulier plus adaptée à la réglementation qui a évolué, ainsi qu’aux nouvelles technologies et aux nouveaux usages des systèmes d’information (réseaux sociaux, téléphonie mobile etc.).
Dans le cadre des actions de sensibilisation à la sécurité informatique, l'équipe IRD de Sécurité du système d’information a produit un dépliant réitérant les messages des « Douze règles pratiques pour protéger ma vie numérique ».
Les débits des liaisons Internet ont été augmentés sur les représentations du Brésil, Madagascar, Nouméa.
Les équipements et infrastructures obsolètes ont été remplacés sur environ 14 sites, quelques exemples : rénovation du câblage du réseau local sur plusieurs sites à l’étranger, installation d’équipements plus récents de réseaux et de sécurité, travaux de déménagement pour rationaliser les locaux, remplacement du matériel de visioconférence de l’amphithéâtre à la DR Occitanie …
Un nouveau système d’authentification a été mis en place permettant aux non-IRDiens membres des unités de l’Institut de recevoir automatiquement la lettre IRD-Infos et d’accéder à l’Intranet de l’Institut.
4800 usagers du système d’information de l’IRD, agents de l’IRD ou pas, utilisent le service de messagerie. 160 millions de mails ont été échangés sur la plateforme IRD en 2016 dont 17 millions sortants. Le centre de services aux usagers a été sollicité plus de 14800 fois, principalement sur les sujets de gestion des comptes d’accès et de messagerie.
Le plan d’action construit par la DDUNI à l’été 2016 a permis de traiter les incidents récurrents de messagerie et de stabiliser la plateforme à la fin de l’année.