Le nouveau système d’information financier, SIFAC EPST, avec la dématérialisation des pièces financières et du service fait, a été déployé pour l’ouverture de l’exercice 2017. Les actions se poursuivront en 2018 par la production des états règlementaires et des indicateurs DGFIP et la mise en place du module de trésorerie.
Plusieurs évolutions règlementaires ont également été mises en œuvre dans le SIRH : RIFSEEP, le compte personnel de formation (CPF), PPCR ainsi que la révision des indemnités de résidences à l’étranger.
Dans le cadre de la dématérialisation des processus de gestion, une application de demande d’allocation et d’arbitrage de moyens – DAM - (humains, financiers, logistiques, équipements) a été développée et mise en service pour la demande budgétaire 2018 des unités, évolution importante pour l’IRD qui a largement facilité l’arbitrage des départements scientifiques. Réservée aux unités en 2017, le projet sera élargi à l’ensemble des structures en 2018 (siège, délégations régionales, sites Outre-mer et étranger).
L’IRD s’est doté d’une plateforme collaborative de gestion de contenu et de processus Alfresco. Elle remplacera progressivement les solutions actuelles de travail collaboratif, stockage et partages de documents. Elle propose des fonctionnalités pour soutenir les actions de modernisation et de simplification engagées par l’Institut.
DAM constitue l’une des briques du portail de données SIAR (système d’information activités recherche) ; les données relatives aux structures de recherches, leurs effectifs et de géo-navigation ont également fait l’objet d’une première intégration en 2017. Ce portail, qui a pour objectif la valorisation de l’activité de recherche de l’IRD et sa projection au Sud, sera enrichi courant 2018 d’une application de gestion partagée des contrats, conventions et partenaires …
Un nouveau système d’information décisionnel MAP (moyens d’aide au pilotage) a été déployé en début d’année pour les domaines de pilotage d’activités et finances associé à SIFAC EPST. Afin d’en faciliter l’appropriation et l’utilisation par les 800 utilisateurs du système, une attention particulière a été portée sur son ergonomie, son graphisme et ses performances. D’autres domaines (RH, marchés, missions etc.) ont fait l’objet de prototypes et seront déployés progressivement à partir de 2018 : RH, marchés, missions.
L'équipe IRD de sécurité du système d’information a mis en œuvre un dispositif et des procédés permettant de mieux intégrer la sécurité dans les projets du système d’informatique : évaluation du besoin de sécurité, analyse de risques projet, identification des clauses liées à la sécurité du SI à intégrer dans les contrats avec les tiers, recette sécurité des solutions informatiques … Ces mesures concourent à la mise en conformité avec la politique sécurité des systèmes d’information de l’État (PSSIE).
L’IRD a défini sa politique de mot de passe et une interface spécifique a été développée pour permettre à l’utilisateur de le changer directement.
L’IRD s’est en outre doté d’une solution pour la sauvegarde des postes de travail prenant en compte la qualité de la connectivité réseau des sites. Elle sera déployée en 2018.
L’IRD coordonne TANDEM, un projet H2020 mené en partenariat avec le Cirad, Renater et Wacren visant à construire la feuille de route pour le développement d’un réseau haut débit en Afrique de l’Ouest et centrale. Six ministres de l’Enseignement supérieur et de la Recherche d’Afrique de l’Ouest et centrale (Mali, Burkina Faso, Niger, Nigéria, Côte d’Ivoire et Togo) signeront la mise en œuvre de leur NREN (réseau national de la recherche et de l'enseignement) d’ici 2019.
25 % des sites IRD ont bénéficié en 2017 d’une évolution majeure de leur connexion Internet et dans la majorité des cas, à budget constant :
L’IRD a décidé de renforcer ses pratiques en place en matière de gestion de projets et ainsi de créer une filière Gestion de projets au sein de l’Institut. Ce programme baptisé « ONE » vise d’une part à renforcer l’alignement de la filière projet avec les enjeux métiers de l’IRD et d’autre part à décliner la culture projet en pratiques au niveau de l’organisation IRD.
L’IRD a amorcé le projet de rapatriement d’une partie de son infrastructure technique hébergée en datacenter, au CINES (Centre informatique national de l'enseignement supérieur). Une réflexion est par ailleurs engagée avec le Cirad pour étudier les pistes de mutualisation entre les deux organismes. Un premier engagement a été pris pour la mutualisation de la solution de sauvegarde des postes de travail retenue par l’IRD.
Le raccordement de l’IRD au réseau interministériel de l’État permet aux utilisateurs du SI d’accéder aux ressources et applications disponibles dans les ministères ou mutualisées au sein de ce réseau.
Une nouvelle solution offrant un accès wifi simplifié et rapide aux visiteurs sur l’ensemble des sites de l’IRD a été développée (son déploiement interviendra au premier trimestre 2018).
5 050 usagers du système d’information de l’IRD, agents de l’IRD ou pas, utilisent le service de messagerie. 106 millions de mails ont été échangés sur la plateforme IRD en 2016 dont 17 millions sortants. Le centre de services aux usagers a été sollicité plus de 21 700 fois, principalement sur SIFAC (assistance aux utilisateurs et incidents). Il comprend à présent le support aux applications de premier niveau.