L’évolution du système d’information est inscrite dans les ambitions du COP de l’IRD alignées avec son Plan d’orientation stratégique. La démarche engagée par l’IRD en 2018 a pour objectifs de définir la stratégie numérique de l’IRD à 10 ans et de la décliner opérationnellement à 5 ans grâce à la mise en place d’un Schéma Directeur Numérique 2019-2023.
L’IRD s’est fait accompagner de l’Agence de Mutualisation des Universités et des Établissements (AMUE) et du Réseau National de télécommunications pour la Technologie l'Enseignement et la Recherche (RENATER) qui apportent leur expertise en termes de mutualisation et de gestion de projets SI complexes.
La version finale de la stratégie numérique de l’IRD sera présentée en CA de mars 2019.
Le processus de demande d’attribution des moyens de l’IRD a été dématérialisé grâce à l’application du même nom : DAM. Cette application a été enrichie de nouvelles fonctionnalités pour optimiser le processus d’arbitrage. Ce nouvel outil a permis de remettre les décisions d’arbitrage au bon niveau de la gouvernance de l’établissement. La démarche sert les enjeux de maîtrise de déploiement des moyens de l’IRD, en tenant compte des spécificités de l’établissement, comme le nombre important de personnel expatrié.
En complément de la solution DAM, le portail de données IRDLAB a été ouvert pour permettre la valorisation de l’activité de recherche de l’IRD et sa projection au SUD. Cet outil présente les données relatives aux personnels, aux structures ainsi qu’aux dispositifs et aux partenariats de l’IRD. Il en permet une visualisation géolocalisée. L’ouverture technique de l’outil a eu lieu en décembre 2018. Une communication plus large sera organisée au cours du premier trimestre 2019.
Le système d’information décisionnel MAP (moyens d’aide au pilotage) a été enrichi de nouveaux domaines : suivi des moyens humains, missions, marchés, conventions et bibliométrie et afin de prendre en compte un nombre croissant d’utilisateurs, ses performances ont été améliorées. Un prototype de tableau de bord dynamique a été créé dans le domaine du suivi d’activités de recherche.
Grâce aux outils DAM, IRDLab et MAP, l’IRD, rattrape son retard en termes d’outillage de gouvernance de l’établissement. La construction des outils DAM et IRDLab se fait en collaboration avec l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements). Cette démarche permet de participer à la construction des outils du SILabo (DIALOG ou CAPLAB par exemple). A terme, les outils de l’IRD pourront converger totalement vers les outils mutualisés.
L’IRD a amorcé le projet d’intégration au réseau international de plateformes de données scientifiques, DATAVERSE, coordonné par l’université de Harvard, où les chercheurs peuvent déposer et documenter leurs données (métadonnées et identifiant numérique unique de type DOI). Le projet est mené dans le cadre de la feuille de route de la Mission infrastructures et données numériques (MIDN). L’ouverture du service est prévue au premier semestre 2019.
La construction d’une offre de service d’hébergement des serveurs des unités au CINES a été lancée. Elle accueillera les premiers serveurs des unités au premier semestre 2019.
Le projet de refonte du site web de l’IRD a été lancé et une première version sera disponible pour l’anniversaire des 75 ans de l’IRD, en février 2019.
Les équipements et infrastructures nécessaires au dispositif expérimental de mise en place du télétravail ont été mis en œuvre. 200 personnes ont été équipées pour pouvoir télétravailler.
Une solution de vote électronique a été mise en place pour la première fois pour les élections professionnelles organisées en 2018 (CAP, CCP et CTEP, sans doute un élément expliquant le très bon taux de participation à ces élections comparativement aux autres EPST.
Le service Eduroam offrant un accès wifi simplifié et rapide aux membres de la communauté a été déployé sur les sites d’Abidjan en Côte d’Ivoire et de Mbour au Sénégal. La couverture wifi a été améliorée sur les sites de Calavi au Bénin et de Hann au Sénégal.
Une démarche exploratoire sur de nouvelles solutions de communication, visant à améliorer l’expérience utilisateur en lui fournissant une interface commune pour tous ses outils de communication, a été lancée. Elle sera généralisée progressivement en 2019.
5400 usagers du système d’information de l’IRD, agents de l’IRD ou pas, utilisent le service de messagerie. 40 millions de mails ont été échangés sur la plateforme IRD en 2018 dont 28 millions sortants. Le centre de services aux usagers a été sollicité 21500 fois, principalement sur SIFAC (incidents et assistance aux utilisateurs).
Une convention de partenariat entre l’IRD et l’Agence française de développement (AFD) a été signée pour le soutien du NREN (Réseau national de la recherche et de l'enseignement) en Côte d’Ivoire, le RITER.
Prélèvement à la source : L’évolution règlementaire du prélèvement à la source a été mise en œuvre dans le Système d’information des ressources humaines.
Améliorer la sécurité du SI et le fonctionnement des services : L’IRD a redéfini et modernisé le processus de création des comptes informatiques d’accès au système d’information. Une interface spécifique a été développée pour permettre la création automatique des comptes après validation. Le dispositif améliore le délai de traitement, la traçabilité et la sécurité des actions.
L’IRD a engagé la démarche de mise en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données) dans laquelle s’intègreront notamment les mesures et procédés liés existants relatifs à la sécurité du système d’information (identification des données et traitements sensibles, analyse de risques, clauses spécifiques de contrat).
Développer et entretenir les moyens de communication : La mise en place d’une fibre optique sur deux sites au Bénin ainsi que sur le site de Bobo-Dioulasso au Burkina Faso ont permis d’améliorer les capacités de connexion Internet.
Le marché de l’opérateur global permettant de fournir les accès internet aux implantations de l’IRD a été renouvelé.